Extra Muros
  • Home
  • About
  • FAQ
  • Committees
    • Academic Committee
    • Creative Committee
    • Educational Committee
    • Internationalization & Culture
    • Outreach Committee
    • Public Relations Committee
    • Social Activities Committee
    • Social Party Committee
    • Study Trip Committee
  • Statutes
  • Documents
  • Buy Books
  • Sign Up
    • Join Extra Muros
    • Join a Committee
    • Join as Alumnus
Regulations
Rules of Procedure
Regulations

Statutes: The Regulations


Download here: Original Regulations (Statuten) and Translated Regulations

The Statutes of Extra Muros consist of two documents: The Regulations (Dutch: Statuten) and the Rules of Procedure (Dutch: Huishoudelijk Reglement). Together we call these important documents our Statutes. The following is a side-by-side revised translation of our Regulations. The Regulations are part of Extra Muros’s founding document (Dutch: Akte van Oprichting) and are notarized. Only the notarized Dutch version holds legal value. 


Regulations

 

Original Document no.:
2009.000146.01/HS

Translated by Itaï van de Wal,
February 2021.

[Summary of preamble: Document
made by H.C.J.A. Schilder-Riesouw, a notary registered in Tilburg, to whom
appeared M. Nijkamp, S. Wagemakers, K.A.H. Van Oorschot, and L.F.J.
Noordhoorn.]

 

 

[Dutch original: italics]

[English translation: roman.
Translator’s notes are between square brackets]

De comparanten
verklaarden:

INLEIDING

een vereniging op te
richten, waarvoor de navolgende statuten gelden.

 

The parties [see preamble summary
above] declare:

INTRODUCTION

to found an association, to which
the following regulations apply.

 

STATUTEN

Naam en zetel

Artikel 1

1.     De vereniging draagt de
naam: EXTRA MUROS.

2.     Zij heeft haar zetel in
de gemeente Tilburg.

 

REGULATIONS

Name and place of registration

Article 1

1.     The association
bears the name: EXTRA MUROS.

2.     It is registered
in the municipality of Tilburg

 

Doel

Artikel 2

het doel van de vereniging
is

A.    het stimuleren van de
ontwikkeling van de studenten die de studie Liberal Arts volgen op de
Universiteit van Tilburg op sociaal en academisch gebied;

B.    het behartigen van de
belangen van vorenbedoelde studenten;

en verder alles dat met
het een en ander rechtstreeks of zijdelings verband houdt of daartoe
bevorderlijk kan zijn, alles in de ruimste zin van het woord.

 

Goal

Article 2

the goal of the association is

A.    stimulation of the
academic and social advancement of Liberal Arts and Sciences students at
Tilburg University;

B.    representation of
the interests of said students;

and everything
directly or indirectly related or conducive hereunto in the broadest sense.

 

Lidmaatschap

Artikel 3

1.    
De vereniging kent
leden.

2.    
Leden zijn zij die zich schriftelijk als lid bij het bestuur hebben
aangemeld en door het bestuur als lid zijn
toegelaten. Hiervan blijkt uit een door het bestuur afgegeven verklaring.

In geval van
niet-toelating door het bestuur kan de algemene ledenvergadering alsnog tot
toelating besluiten.

3.    
Het lidmaatschap
is persoonlijk.


Membership

Article 3

1.     The association
has members.

2.     Members are those
who have, in writing, signed up as members with the Board and have been
admitted as a member by the Board. Proof
thereof lies in
[literally: “this is apparent from”] a declaration made by the Board. In the
case of non-admittance by the Board the General Assembly can decide to admit
anyway.

3.     Membership is
personal.


Artikel 4

1.    
Het lidmaatschap
eindigt:

a.     door de dood van het lid;

b.     door opzeggen door het
lid;

c.    
door opzegging
door de vereniging

d.    
door ontzetting.

2.     Opzegging van het
lidmaatschap door het lid kan slechts geschieden tegen het einde van een
boekjaar. Zij geschiedt schriftelijk aan het bestuur met inachtneming van een
opzeggingstermijn van ten minste vier weken.

Indien een opzegging niet
op tijd heeft plaatsgevonden, loopt het lidmaatschap door tot het einde van
het eerstvolgende boekjaar.

Het lidmaatschap eindigt onmiddellijk:

a.     indien redelijkerwijs van
het lid niet gevergd kan worden het lidmaatschap te laten voortduren;

b.     indien wordt opgezegd
binnen een maand nadat het besluit waarbij de rechten van de leden zijn
beperkt of hun verplichtingen zijn verzwaard, aan een lid bekend is geworden
of
medegedeeld tenzij het betreft een wijziging van de
geldelijke rechten en verplichtingen;

c.     indien wordt opgezegd
binnen een maand nadat een lid een besluit is meegedeeld tot omzetting van de
vereniging in een andere rechtsvorm of tot fusie.

3.     Opzegging van het
lidmaatschap namens de vereniging kan tegen het einde van het lopende
boekjaar door het bestuur worden gedaan:

a.     Wanneer een lid na
daartoe bij herhaling schriftelijk te zijn aangemaand op een november niet
volledig aan zijn geldelijke verplichtingen ten opzichte van de vereniging
over het lopende boekjaar heeft voldaan;

b.     Wanneer het lid heeft
opgehouden te voldoen aan de vereisten die op dat moment door de statuten
voor het lidmaatschap worden gesteld.

De opzeggingstermijn is
ten minste vier weken.

Indien een opzegging niet
op tijd heeft plaatsgevonden, loopt het lidmaatschap door tot het einde van
het eerstvolgende boekjaar.

De opzegging kan echter onmiddellijke beëindiging van het lidmaatschap tot gevolg hebben, wanneer
redelijkerwijs van de vereniging niet kan worden gevergd het lidmaatschap te
laten voortduren.

4.     Ontzetting uit het
lidmaatschap kan alleen worden uitgesproken wanneer een lid in strijd met de
statuten, reglementen of besluiten van de vereniging handelt of wanneer het
lid de vereniging op onredelijke wijze benadeelt. Zij geschiedt door het
bestuur, dat het lid zo spoedig mogelijk van het besluit in kennis stelt, met
opgave van redenen. Het betrokken lid is bevoegd binnen één maand na de ontvangst
van de kennisgeving in beroep te gaan bij de algemene ledenvergadering.

Gedurende de
beroepstermijn en hangende het beroep is het lid geschorst.
Een geschorst lid heeft geen stemrecht.

5.     Wanneer het lidmaatschap
in de loop van het boekjaar eindigt, blijft de jaarlijkse bijdrage voor het
geheel door het lid verschuldigd, tenzij het bestuur anders beslist.

Article 4

        1.
A membership
ends:

a.     when a member
dies;

b.     when a member
cancels their membership;

c.     when the
association cancels a member’s membership[;]

d.     when a member is
deprived of their membership.

        2.
Cancellation
of a membership by the member themselves can only be done
at the end of a financial
year. Cancellation can only be done in writing to the Board. A notice term of
at least four weeks applies to cancellation.

In case
cancellation has not taken place on time, membership lasts until the end of
the next financial year.

Cancellation of
membership becomes effective immediately:

a.     in case
continuation of the membership cannot reasonably be demanded of the member;

b.     in case
cancellation takes place within a month after a decision restricting members’
rights or expanding members’ obligations becomes known or has been
communicated to the member cancelling their membership, unless this decision
involves members’ financial rights or obligations;

c.     in case
cancellation takes place within a month after a decision has become known or
has been communicated to a member that entails a fusion or a change of the
association to a different form of legal entity.

       3.
Cancellation
of a member’s membership on behalf of the association can be done at the end
of the financial year by the Board:

a.     when in November
this member has not fully observed their financial obligations to the
association regarding the
current financial year after having been repeatedly
reminded of these obligations in writing;

b.     when this member
has ceased to comply with the conditions of membership as stipulated in the
Regulations
at that moment
in time.

Notice of
cancellation of the membership must be given at least 4 weeks in advance.

In case
cancellation has not taken place on time, the membership lasts until the end
of the next financial year.

Cancellation of
membership can, however, be effective immediately in case continuation of the
membership cannot reasonably be demanded of the association.

       4.
Deprivation
of a member’s membership can only be declared when the member acts contrary
to the
statutes, regulations, or decisions of the association or when the
member has acted in such a way as to put the association at an unreasonable
disadvantage [literally: has unreasonably disadvantaged the association].
This declaration can be made by the Board, which must include a statement of
reasons. The Board gives notice of its decision to the member in question as
soon as possible. The member in question
may appeal to the General Assembly within one
month after the member has received notice of the Board’s declaration.

         A member is suspended during the one-month
term for appeal and while the appeal is pending. A suspended member has no
voting rights.

       5.
When a
member’s membership ends in the course of the financial year, said member
nonetheless remains obliged to pay the entirety of their annual membership
fee, unless the Board decides otherwise.

 

Donateurs

Artikel 5

1.     Donateurs zijn zij, die
door het bestuur als donateur zijn toegelaten. Het bestuur is bevoegd het
donateurschap door schriftelijke opzegging te beëindigen.

2.     Donateurs zijn verplicht
jaarlijks aan de vereniging geldelijke bijdrage te verlenen, waarvan de minimale
omvang door de algemene ledenvergadering wordt vastgesteld.

3.     Donateurs hebben
uitsluitend het recht om de algemene ledenvergadering bij te wonen. Zij
hebben daarin geen stemrecht, maar wel het recht om het woord te voeren.

 

Donors

Article 5

1.     Donors are those
who have been admitted as donor by the Board. The Board is competent to
cancel a donorship in writing.

2.     Donors are
obligated to extend a financial contribution to the association annually. The
minimum amount of this contribution is set by the General Assembly.

3.     Donors merely have
the right to attend the General Assembly. They have no voting rights in the
Assembly, but they do have the right to speak to the Assembly.

Contributies/Entreegelden

Artikel 6

1.     Ieder lid is jaarlijks
een contributie verschuldigd. De hoogte van de contributie wordt vastgesteld
door de algemene ledenvergadering.

2.     Nieuwe leden kunnen
worden verplicht tot het betalen van entreegeld waarvan de hoogte wordt
vastgesteld door de algemene ledenvergadering.

 

Membership fees/Sign-up fees

Article 6

1.     Every member owes
the association an annual fee. The amount of this fee is set by the General
Assembly.

2.     New members can be
obligated to pay sign-up fees. The amount of these fees is set by the General
Assembly.

Bestuur

Artikel 7

1.     Het bestuur bestaat uit
ten minste drie natuurlijk personen, die uit hun midden een voorzitter, een
secretaris en een penningmeester aanwijzen.

2.     De bestuursleden worden
door de algemene ledenvergadering benoemd uit de leden van de vereniging.

De algemene
ledenvergadering stelt – met inachtneming van het bepaalde lid 1 – het aantal
bestuursleden vast.

3.     Bestuursleden kunnen
altijd, onder opgaaf van redenen, door de algemene ledenvergadering worden
geschorst en ontslagen. De algemene ledenvergadering besluit tot schorsing of
ontslag met een meerderheid van
tweederde van de uitgebrachte
stemmen.

4.     De schorsing eindigt
wanneer de algemene ledenvergadering niet binnen drie maanden daarna tot
ontslag heeft besloten. Het geschorste bestuurslid wordt in de gelegenheid
gesteld zich in de algemene ledenvergadering te verantwoorden en kan zich
daarbij door een raadsman doen bijstaan.

5.     Bestuursleden worden
benoemd voor een periode van maximaal één jaar. Onder een jaar wordt verstaan
het collegejaar echter doorlopende tot de eerstvolgende jaarvergadering
waarop nieuwe bestuursleden kunnen worden benoemd[.]

Een aftredend bestuurslid
is
onmiddellijk en onbeperkt herbenoembaar.

6.     Indien het aantal
bestuursleden beneden het in lid 1 vermelde minimum is gedaald, blijft het
bestuur bevoegd. Het bestuur is verplicht zo spoedig mogelijk een algemene
ledenvergadering te beleggen, waarin de voorziening in de vacature(s) aan de
orde komt.

7.     Op de vergaderingen en de
besluitvorming van het bestuur is het bepaalde in de artikelen 10 tot en met
13 zoveel mogelijk van toepassing.

 

Board

Article 7

1.    
The Board consists of at least three natural
persons [hereinafter: the board members], who appoint a chairperson, a
secretary, and a treasurer from their midst.

2.    
The board members are appointed from among the
members of the association by the General Assembly.

The General
Assembly sets the number of board members—taking into account section 1 of
this Article.

3.     Board members can
be suspended and/or fired by the General Assembly at any time. The General
Assembly is required to state reasons for doing so. A qualified majority of
two-thirds of the votes of the General Assembly is required to decide to
suspend or fire board members.

4.     A suspension ends
when the General Assembly fails to decide upon firing the suspended board
member within three months [of the decision to suspend]. The suspended board
member will be given the chance to explain themselves in front of the General
Assembly, and can be assisted in doing so by an attorney.

5.     Board members are
appointed for a maximum period of one year. One year meaning an academic
year, but extended to the next meeting of the General Assembly [literally:
“to the next annual meeting”] at which new board members can be appointed.

A board member
stepping down is immediately and indefinitely [literally: “unlimitedly”] able
to be reappointed by the General Assembly.

6.     In case the amount
of board members has declined under the minimum amount set under section 1 of
this article, the Board remains competent. The Board is obligated to convene
the General Assembly as soon as possible in a meeting in which the matter of
the fulfilment of the vacant board member position(s) is raised.

7.     During meetings
and decision-making of the Board the contents of Article 10 and 13 apply as
much as possible.

 

Artikel 8

1.     Het bestuur is belast met
het besturen van de vereniging.

2.     Het bestuur is, met
voorafgaande goedkeuring van de algemene ledenvergadering, bevoegd te
besluiten tot het aangaan van overeenkomsten tot verkrijging, vervreemding of
bezwaring van registergoederen.

3.     Het bestuur is, met
voorafgaande goedkeuring van de algemene ledenvergadering, bevoegd te
besluiten tot het aangaan van overeenkomsten waarbij de vereniging zich als
borg of hoofdelijk medeschuldenaar verbindt, zich voor een derde sterk maakt
of zich tot zekerheidstelling voor een schuld van een ander verbindt.


Article 8

1.    
The Board is charged with governing the
association.

2.    
The Board, with prior approval of the General
Assembly, is competent to decide upon engaging in agreements to obtain,
release or take out a mortgage on [literally: “obtain, estrange, or
encumber”] real estate and/or property [literally: “registered goods”].

3.    
The Board, with prior approval of the General
Assembly, is competent to decide upon engaging in agreements in which the
association binds itself to act as a deposit or individual co-debtor,
warrants performance by a third party, or acts as a security for the debt of
another.

 

Artikel 9

1.     Het bestuur
vertegenwoordigt de vereniging.

2.     De
vertegenwoordigingsbevoegdheid komt eveneens toe aan de voorzitter samen met
de secretaris of de penningmeester, dan wel de secretaris samen met de
penningmeester.


Article 9

1.     The Board
represents the association.

2.     The competence to
represent is also accorded to the chairperson together with the secretary or
treasurer, or to the secretary together with the treasurer.

Algemene
ledenvergaderingen

Artikel 10

De algemene
ledenvergaderingen worden gehouden in de gemeente waar de vereniging
statutair is gevestigd.


General Assemblies

Article 10

The meetings of the General
Assembly are held in the municipality where the association is statutorily
registered.


Artikel 11

1.     Toegang tot de algemene
ledenvergadering hebben de leden die niet geschorst zijn, de donateurs
alsmede degenen, die daartoe het bestuur en/of algemene
ledenvergadering zijn uitgenodigd.

Een geschorst lid heeft
toegang tot de vergadering waarin het besluit tot zijn schorsing wordt
behandeld, en is bevoegd daarover dan het woord te voeren.

2.     Met uitzondering van een
geschorst lid heeft ieder lid één stem in de algemene ledenvergadering. Ieder
stemgerechtigd lid kan aan een andere stemgerechtigde schriftelijk volmacht
verlenen tot het uitbrengen van zijn stem. Een stemgerechtigde kan voor ten
hoogste twee personen als gevolmachtigde optreden.

3.    
Een eenstemmig besluit van alle stemgerechtigde leden, ook al zijn zij
niet in vergadering bijeen, heeft, mits met voorkennis van het bestuur
genomen, dezelfde kracht als een besluit van de algemene ledenvergadering.
Dit besluit kan ook schriftelijk tot stand komen.

4.     De voorzitter bepaalt de
wijze waarop de stemmingen in de algemene ledenvergadering worden gehouden.

5.     Alle besluiten
waaromtrent bij de wet of bij deze statuten geen grotere meerderheid is
voorgeschreven, worden genomen bij volgestrekte meerderheid van de
uitgebrachte stemmen. Bij staking van stemmen over zaken is het voorstel
verworpen. Staken de stemmen bij verkiezingen van personen, dan beslist het
lot. Indien bij verkiezing tussen meer dan twee personen door niemand een
volstrekte meerderheid is verkregen, wordt herstemd tussen de twee personen,
die het grootste aantal stemmen kregen, zo nodig na tussenstemming.


Article 11

1.     Those members who
are not suspended, donors, as well as those invited by the Board and/or the
General Assembly, have access to the meetings of the General Assembly.

A suspended member
has access to the meeting of the General Assembly in which the decision to
suspend them is discussed, and is competent to speak on that matter.

2.     With the exception
of a suspended member, each member has one vote in the General Assembly.
Every enfranchised member can authorize in writing one other enfranchised
member to cast their vote by proxy. An enfranchised member can act as proxy
for at most two persons.

3.     A unanimous
decision made by all enfranchised members, even if they are not convened in a
meeting, and if the Board has been notified in advance, has the same force as
a decision of the General Assembly. This decision can also be made in
writing.

4.     The chairperson
determines the manner in which votes are held in meetings of the General
Assembly.

5.     All decisions
which by law or by these
regulations require no greater majority are decided by the
simple majority of votes cast. When the votes are tied concerning regular
affairs, the proposal in question is rejected. When the votes are tied
concerning the election of a person, chance decides. In case two or more
persons are up for election and nobody has obtained a simple majority, a new
vote is held between the two persons who obtained the greatest numbers of
votes, if need be after second ballot. [Clarification: Second ballot commonly
refers to an election round held after none of the candidates got a simple
majority of the votes in the first election round, i.e. the first ballot. On
second ballot, two or more top candidates have a run-off election round. The
Dutch provision is already anticipating a “third” ballot after a second
ballot is also inconclusive (“na tussenstemming”) because no one candidate on
the second ballot got a simple majority either. Importantly, the Dutch
provision limits the “third” ballot to only the top two candidates. This all
makes more sense if you consider more than two top candidates running,
although it could happen that the only two candidates tie on first and/or
second ballot, or that the two top candidates tie on second ballot—the
article basically says that a third round of voting is mandated in these
cases. The Dutch provision does not speak of “top” candidates in the second ballot,
and one must be careful not to assume “top” means two. This
Wikipedia article helps.]

Artikel 12

1.     De algemene
ledenvergadering worden geleid door de voorzitter van het
bestuur of, bij diens afwezigheid, door het in leeftijd oudste aanwezige
bestuurslid.

Zijn geen bestuursleden
aanwezig, dan voorziet de vergadering zelf in haar leiding.

2.     Het door de voorzitter op
de algemene ledenvergadering uitgesproken oordeel omtrent de uitslag van een
stemming, is beslissend.

Hetzelfde geldt voor de
inhoud van een genomen besluit, voorzover werd gestemd over een niet
schriftelijk vastgesteld voorstel.

Wordt echter onmiddellijk na het uitspreken van het oordeel van de voorzitter de juistheid daarvan
betwist, dan vindt een nieuwe stemming plaats, indien de meerderheid van de
vergadering of, indien de oorspronkelijke stemming niet hoofdelijk of
schriftelijk
plaatsvond, een stemgerechtigde aanwezige dit
verlangt.

Door deze nieuwe stemming
vervallen de rechtsgevolgen van de oorspronkelijke stemming.

3.     Van hetgeen op de
algemene ledenvergadering besproken wordt, worden notulen gehouden door de
secretaris of door een door de voorzitter aangewezen persoon. Deze notulen
worden in dezelfde of in de eerstvolgende algemene ledenvergadering
vastgesteld en ten blijke daarvan door de voorzitter en de secretaris van die
vergadering ondertekend.

 

Article 12

1.     The General
Assembly is chaired by the chairperson of the Board, or, in their absence, by
the board member of the highest age.

In case no board
members are present, the General Assembly provides its own chairperson.

2.     The judgement
pronounced by the chairperson of the General Assembly concerning the result
of a vote, is decisive.

The same applies
to the contents of the taken decision, insofar as the tabled proposal was not
in writing.

In case the
correctness of the chairperson’s judgement is disputed immediately after its
pronouncement, a new vote is held if the majority of the meeting so desires,
or, if the original vote was neither a recorded nor a signed vote
[clarification: see this
Wikipedia article about
voting methods], an enfranchised member so desires.

This new vote
cancels the
legal implications of the original vote. [Literal translation. Translator
suspects there is an appropriate English legal term for “legal implications”
but cannot find it.]

3.     The secretary or a
person appointed by the chairperson takes minutes of that which is discussed
at the General Assembly. These minutes are approved by a vote during the same
or the next General Assembly, the chairperson and the secretary of that
meeting sign it in recognition thereof.

Artikel 13

1.     Het boekjaar van de
vereniging loopt van een augustus tot en met eenendertig juli.

Jaarlijks wordt ten
minste één algemene ledenvergadering gehouden en wel binnen zes maanden na
afloop van het boekjaar, behoudens verlenging van deze termijn door de algemene
ledenvergadering. In deze algemene ledenvergadering brengt het bestuur zijn
jaarverslag uit over de gang van zaken in de vereniging en over het gevoerde
beleid. Het legt de balans en staat van baten en lasten met een toelichting
ter goedkeuring aan de algemene ledenvergadering over.

Deze stukken worden
ondertekend door de bestuursleden; ontbreekt de ondertekening van een of meer
van hen, dan wordt daarvan onder opgaven van redenen melding gemaakt. Na
verloop van de termijn kan ieder lid in rechte vorderen van de gezamenlijke
bestuurders dat zij deze verplichtingen nakomen.

2.     Wordt omtrent de
getrouwheid van de stukken bedoeld in het vorige lid aan de algemene
ledenvergadering niet overgelegd een verklaring afkomstig van een accountant
als bedoeld in artikel 2:393 lid 1 van het Burgerlijk Wetboek, dan benoemt de
algemene ledenvergadering, jaarlijks, een commissie van ten minste twee leden
die geen deel van het bestuur mogen uitmaken.

3.     Het bestuur is verplicht
aan de commissie ten behoeve van haar onderzoek alle door haar gevraagde
inlichtingen te verschaffen, haar op verzoek de kas en de waarden te tonen en
de boeken, bescheiden en andere gegevensdragers van de vereniging voor
raadpleging beschikbaar te stellen.

4.     De commissie onderzoekt
de in de vierde zin van lid 1 bedoelde stukken.

5.     Vergt dit onderzoek naar
het oordeel van de commissie bijzondere boekhoudkundige kennis, dan kan zij
zich op kosten van de vereniging door een deskundige doen bijstaan. De
commissie brengt aan de algemene ledenvergadering verslag van haar
bevindingen uit.

6.     Het bestuur is verplicht
de boeken, bescheiden en andere gegevensdragers gedurende zeven jaren te
bewaren.

 

Article 13

1.     The financial year
of the association takes from August 1 and lasts until July 31.

Annually, at least
one meeting of the General Assembly is held within six months after the end
of the financial year, except for if the General Assembly extends this term.
In this meeting of the General Assembly, the Board presents its annual report
about the general affairs [literally: “course of events”] of the association
and its policies. It also presents the association’s balance and current
assets and liabilities to the General Assembly for approval.

These documents
are signed by the Board members; if one or more of them number are absent
this is recorded in a statement of reasons. After the end of the term any
member can legally demand of the collected board members that they fulfill
these obligations.

2.     In case no
statement from an accountant—as specified in Article 2:393 section 1 of the
Civil Code [clarification:
English translation and the Dutch original of this
article]—regarding the fidelity of the documents specified in the foregoing
section is presented to the General Assembly, the General Assembly shall
annually appoint a committee of two members who are not board members.
[Clarification: this committee is commonly called an audit committee in
English, and a “kascommissie” in Dutch.]

3.     The Board is
obligated to provide this committee with all information it requests in the
interest of its audit, to show it the money-box, goods and accounts of the
association, and to give it access to the documentation and other data
carriers the association may have.

4.     The committee
investigates the documents specified in the fourth and fifth sentences of
section 1 [literally it says “the fourth sentence” but this sentence was
split in two for translation purposes].

5.     If this
committee’s investigation requires special accountancy knowledge, the
committee can avail itself of assistance from a specialist, whose services
are paid for by the association.  The
committee reports its findings to the General Assembly.

6.     The Board is
obligated to store the accounts, documents, and other data carriers for a
period of [literally: “during”] seven years.

Artikel 14

1.     Algemene
ledenvergaderingen worden door het
bestuur bijeengeroepen zo
dikwijls het dit wenselijk oordeelt of daartoe op grond van de wet verplicht
is.

2.     Op schriftelijk verzoek
van ten minste één/tiende gedeelte van de stemgerechtigde leden is het
bestuur verplicht tot het bijeenroepen van een algemene ledenvergadering, te
houden binnen vier weken na indiening van het verzoek. Indien aan het verzoek
binnen veertien dagen geen gevolg wordt gegeven, kunnen de verzoekers zelf
tot de bijeenroeping van de algemene ledenvergadering overgaan op de wijze
als in lid 3 bepaald of door middel van een advertentie in ten minste één in
de gemeente waar de vereniging is gevestigd, veel gelezen dagblad. De
verzoekers kunnen alsdan anderen dan bestuursleden belasten met de leiding
van de vergadering en het opstellen van de notulen.

3.    
De bijeenroeping van de algemene ledenvergadering geschiedt door
schriftelijke mededeling aan de stemgerechtigden op een termijn van ten
minste zeven dagen.
Bij de oproeping
worden de te behandelen onderwerpen vermeld.

4.     Onder schriftelijk wordt
in deze statuten verstaan elk via gangbare communicatiemiddelen overgebracht
bericht, waarvan uit geschrift blijkt.

 

Article 14

1.      Meetings of the General Assembly are
convened by the Board as regularly as it deems desirable or is obligated to
by law.

2.     If one tenth of
the enfranchised members petition [literally: “request in writing”] the Board
to convene the General Assembly in a meeting, it is obligated to do so within
four weeks of the petition’s submission. In case the petition is not honored
within fourteen days, the petitioners themselves can convene the General
Assembly in a meeting in the way specified in section 3 or by means of
publishing an advertisement in at least one newspaper that is well-read in
the municipality that the association is registered in. In this case the
petitioners can appoint members other than board members to chair and take
minutes of the meeting.

3.     Convention of the
General Assembly in a meeting shall be done by means of written announcement
to the enfranchised members at least seven days in advance. Such an
announcement shall include mention of the subjects to be discussed during the
meeting.

4.     By “written” or
“in writing” these
Regulations mean any message containing writing conveyed through conventional
means of
communication.

Statutenwijzigingen

Artikel 15

1.     Wijziging van de statuten
kan slechts plaatshebben door een besluit van de algemene ledenvergadering,
waartoe is opgeroepen met de mededeling dat in die vergadering wijziging van
de statuten zal worden voorgesteld.

2.     Zij, die de oproeping tot
de algemene ledenvergadering ter behandeling van een voorstel tot
statutenwijziging hebben gedaan, moeten ten minste vijf dagen voor de dag van
de vergadering een afschrift van dat voorstel, waarin de voorgestelde
wijziging woordelijk is opgenomen, op een daartoe geschikte plaats voor de
leden ter inzage leggen tot na de afloop van de dag, waarop de vergadering
werd gehouden.

3.     Tot wijziging van de
statuten kan door de algemene ledenvergadering slechts worden besloten met
een meerderheid van ten minste twee/derde van het aantal uitgebrachte
stemmen.

4.     De statutenwijziging treedt eerst in werking nadat daarvan een notariële akte is opgemaakt.

Ieder van de
bestuursleden is bevoegd de akte van statutenwijziging te doen verlijden.

5.     Het bepaalde in de leden
1 en 2 is niet van toepassing, indien in de algemene ledenvergadering alle
stemgerechtigden aanwezig of vertegenwoordigd zijn en het besluit tot
statutenwijziging met algemene stemmen wordt genomen.

6.     De bestuursleden zijn
verplicht een authentiek afschrift van de akte van statutenwijziging en een
volledig doorlopende tekst van de statuten, zoals deze na de
wijziging luiden, neer te leggen in het handelsregister van de Kamer van
Koophandel.

 

Amendment of the Regulations

Article 15

1.     The Regulations can only be
amended through a decision by the General Assembly. The General Assembly must
have been convened in a meeting by an announcement including mention of an
amendment to the statutes to be proposed in that meeting.

2.     Those who make the
announcement convening the meeting of the General Assembly for the purposes
of amending the
Regulations must put a written copy of the proposal, which includes the
proposed changes verbatim, in an
appropriate place for perusal by the members. They shall do so five days
prior to the meeting, and leave
it there until the end of the day on which the
meeting in question takes place.

3.     The General
Assembly can only decide to amend the
Regulations if a qualified
majority of at least two thirds of the members present vote in favor of a
proposal for amendment.

4.     Amendments of the Regulations only take effect
after they have been drawn up in a notarial deed.

Any board member
is competent to oversee the drawing up of a deed that includes an amendment
of the
Regulations.

5.     Sections 1 and 2
do not apply in case all enfranchised members are present or represented [by
proxy] at the meeting of the General Assembly and the decision to amend the
Regulations
is taken by
a regular vote.

6.     The Board members
are obligated to submit an authentic copy of the notarial deed(s) amending
the
Regulations and a full and continuous copy of the amended text of the Regulations to the commercial
register of the Chamber of Commerce.

 

Ontbinding en vereffening

Artikel 16

1.     Het bepaalde in artikel
15 leden 1, 2, 3 en 5 is van overeenkomstige toepassing op een besluit van de
algemene ledenvergadering tot ontbinding van de vereniging.

2.     De algemene
ledenvergadering stelt bij haar in het vorige lid bedoelde besluit de
bestemming vast voor het batig saldo, en wel zoveel mogelijk in
overeenstemming met het doel van de vereniging.

3.     De vereffening geschiedt
door het bestuur.

4.     Na ontbinding blijft de
vereniging voortbestaan voor zover dit tot vereffening van haar vermogen
nodig is. Gedurende de vereffening blijven de bepalingen van de statuten
zoveel mogelijk in overeenstemming
met het doel van de vereniging.

In stukken en
aankondigingen die van de vereniging uitgaan, moeten aan haar naam worden
toegevoegd de woorden “in liquidatie”.

5.     De vereffening eindigt op
het tijdstip waarop geen aan de vereffenaar bekende baten meer aanwezig zijn.

6.     De boeken en bescheiden van
de ontbonden vereniging moeten na afloop van de vereffening worden bewaard
gedurende de periode die de wet op dat moment voorschrijft. Bewaarder is
degene die door de vereffenaars als zodanig is aangewezen.


Dissolution and liquidation

Article 16

1.     Provisions made in
Article 15 section 1, 2, 3, and 5, apply mutatis
mutandis
to a decision of the General Assembly to dissolve the
association.

2.     In such a decision
as specified in the previous section, the General Assembly shall establish
what is to be done with any positive credit on the association’s balance and
shall do so as much as possible in line with the goals of the association.

3.     Liquidation is
done by the Board.

4.     After dissolution,
the association remains in existence for as long as need be to liquidate its
estate. During liquidation, the provisions specified in the

Regulations
remain [to be interpreted] in line with the goals of the association as much
as possible.

In communications
sent by the association its name must be appended by the words “in
liquidation.”

5.     Liquidation ends
when no more assets known to the liquidator are present.

6.     The accounts and
documentation of the dissolved association must be stored for the period of
time required by law when liquidation ends. The keeper is whoever the
liquidator so appoints.

 

Reglementen

Artikel 17

1.     De algemene
ledenvergadering kan een of meer reglementen vaststellen en wijzigen, waarin
onderwerpen worden geregeld waarin door deze statuten niet of niet volledig
wordt voorzien.

2.     Een reglement mag geen
bepalingen bevatten, die in strijd zijn met de wet of met deze statuten.

3.     Op besluiten tot
vaststelling en tot wijziging van een reglement is het bepaalde artikel 15
leden 1, 2 en 5 van overeenkomstige toepassing.

 

Rules of Procedure

Article 17

1.     The General
Assembly can enact and amend one or more
Rules of Procedure, in which matters
are regulated that these
Regulations do not or do not fully provide for.

2.     A
Rule of Procedure may not contain provisions that are contrary to the law or these
Regulations.

3.     Article 15 section
1, 2, and 5 apply mutatis mutandis to
decisions that enact or amend the
Rules of Procedure.

 

 

Slotbepaling

Artikel 18

Aan de algemene
ledenvergadering komen in de vereniging alle bevoegdheden toe, die niet door
de wet of de statuten aan andere organen zijn opgedragen.

Final provisions

Article 18

All competences that the law or
these Regulations do not accord to other bodies of the association, are
accorded to the General Assembly.

 

 

[Summary
of further final provisions: these repeat the names of the natural persons
and the notary stated at the top of the document and state that they are in
agreement and have signed and effectuated these Regulations.]

 

Rules of Procedure

Statutes: The Rules of Procedure


Download here: Original Rules of Procedure (Huishoudelijk Reglement) and Translated Rules of Procedure

The Statutes of Extra Muros consist of two documents: The Regulations (Dutch: Statuten) and the Rules of Procedure (Dutch: Huishoudelijk Reglement). Together we call these important documents our Statutes. The following are our Rules of Procedure. The legal Dutch Regulations refer to these as “Reglementen”. The General Assembly of Members establishes our Rules of Procedure.

 

Rules of Procedure

Extra Muros

Liberal Arts Study Association

These are the Rules of Procedure from Study Association Extra Muros, as

mentioned in article 17 from its Regulations.

General

1

Extra Muros is the name of the Study Association from Liberal Arts, belonging to Tilburg Univeristy seated in Tilburg.

2

These Rules of Procedure are based on the Regulations, described in the Articles of Incorporation of 16 Februari 2009. These rules of procedure are an addition to the conditions that are stated in and is subordinate to the Regulations.

3

A change in these rules of procedure can only be decided by a General Assembly of Members. Two third of the votes need to support this change. 

Membership

4

Persons who want to become a member of the association need to make a written request to the board. Every member needs to fill in a registration form with a photograph attached. Persons who want to end their membership need to make a written notifaction to the board about this. Members can be (former) students or (former) employees who are related to the study Liberal Arts at Tilburg University.

5

Members have the right to:

1. attend, speak at, vote at, and propose a motion at the General Assembly of Members;

2. authorize an other member to vote in his/her place at the General Assembly of Members;

3. get acquainted with the Agenda and other pieces that are discussed at the General Assembly of Members at least one week in advance.

4. get acquainted with the Minutes of the last General Assembly of Members;

5. apply for a position in a committee;

6. apply for a board position;

7. participate to activities the association organises; provided that extra optional reasonable conditions stated by the board are fulfilled;

8. receive a discount on certain activities.

6

The members have the duty to:

1. pay the membership fee within the set time;

2. strictly follow the Regulations and the Rules of Procedure;

3. follow all the other duties that are derived from the Regulations, Rules of Procedure, decisions by a General Assembly of Members, or decisions by the board.

Membership fee

7

The membership fee can only be changed with approvement of the General Assembly of Members.

8

Members have to pay their membership fee within three months after the beginning of the financial year. Those who have not paid after this term can be confined in accordonce with article 4 of the Regulations.

9

The assocation is allowed to ask for a contribution for participating in activites organized by the association. The total of contributions is allowed to exceed the actual costs of the activity as long as the remaining will be entitled to Extra Muros.

Statement of expenses

10

Only properly written statements of expenses accompanied with the appropriate receipt are honoured. This means name, committee, date, and expenses are mentioned. It also needs to be mentioned if the amount is to be received in cash or received on a bank account; in case of the later, the bank/giro number has to be mentioned.

11

Statements of expenses need to be submitted at the latest one month after the date on the receipt. Statements of expenses which are submitted after will not be honoured. An exception on this are statements of expenses during the establishment which can be declared untill one year after the date on the receipt.

12

Statements of expenses are paid by the treasurer within three weeks after submission. Only statements of expenses that date from during the establishment can deviate from this, which will be paid at the latest three weeks after having received subsidy.

Board

13

In accordance with the Regulations article 7 the board consists of at least a President, a Secretary and a Treasurer. Only in the case of more candidates the position of Vice-President should be occupied.

14

The board consists of at least one international student and one Dutch student. In this case an international student is in principle defined as someone who comes to the Netherlands with the intention to study there.

15

The board is responsible for the maintenance of the Regulations and the Rules of Procedure and the implementation of the decisions taken.

16

The board composes an annual report and a budget for the coming year.

17

The board holds meeting as often as the President or two other members of the Board find it necessary.

18

The board can only make decisions if more than the half of the board members is present or represented. A board member can be represented by a fellow member of the board, only written, during meetings of the board. A board member can only be plenipotentionary for one other member of the board at the time.

19

The board is can at all times propose alterations of the Rules of Procedure.

20

The board is authorized to, when one of more board members no longer form part of the board, fill the vacant positions by one or more persons of confidence. This is the board’s responsibility until the next General Assembly of Members.

21

The appreciation of the efforts given to the board by the University of Tilburg will be paid out at the end of the financial year. The board is entitled to divide this amount among themselves. If the board is unable to settle among themselves the entire amount will be entitled to Extra Muros.

22 President

The president has at least the following tasks and/or responsibilities:

1. the general supervision of Extra Muros;

2. preside the General Assembly of Members;

3. monitor the proceedings of his members of the board;

4. compose, in consultation with the secretary, the agenda for the Assembly of Members;

5. make an evaluation and plan of action of his/her activities during his/her year as president.

23 Secretary

The secretary has at least the following tasks and/or responsibilities:

1. keep up the member administration;

2. control the incoming and outgoing mail in an orderly fashion;

3. placing the new agenda and minutes of the former meeting in the appropriate place at least seven days before the date of the Assembly of Members;

4. see to the implementations of the minutes;

5. assemble an archive which consists of all the minutes of the meetings held in the past year of the board, all the letters received that year by Extra Muros, and matters as newsletters. When necessary the secretary approaches people in possession of these documents.

6. make an evaluation and plan of action of his/her activities during his/her year as secretary.

24 Treasurer

The treasurer has at least the following tasks and/or responsibilities:

1. collect and manage the funds and goods;

2. keep up the accounts precisely;

3. keep up and when necessary copy all the mail of the concerning finances of the association;

4. formulate a budget, which is to be approved by the General Assembly of Members

5. present a financial annual report concerning the past financial year at the first Assembly of Members of the new financial year;

6. hold responsible, in consultation with the committee, one of the members of the committee for the financial aspects within the committee;

7. make an evaluation and plan of action of his/her activities during his/her year as treasurer.

25 Vice-President

The vice-president has at least the following tasks and/or responsibilities:

1. substitute the president when he/her is not present;

2. lead and coordinate the proceedings of the committees which fall under his/her responsibility;

3. shares the end responsibility for all the committees activities with the president;

4. function as mediator between the board and the members of the committees;

5. make an evaluation and plan of action of his/her activities during his/her year as vice-president.

Committees

26

The tasks of committees are recorded in terms of reference established by every committee in consultation with the board.

27

Every committee has a committee president. The commitee president presides the committee. He is responsible to the board.

28

The member from the committee that is appointed by the treasurer for the financial aspects of the committee is obligated to submit a budget to the treasurer preceding the event, unless the board decided otherwise.

29

Committee clothing is purchased on voluntary basis. Purchased and printed cloths are representative. Representative here means: name and/or logo Extra Muros, possibly logo’s from sponsors and the name of the committee.

Treasury Committee

30

Annually a treasury committee of at least two members who are not a member of the board is created. This committee will be occupied with controlling the financial administration of Extra Muros. The administration has to give a realistic picture of the financial position of Extra Muros. During the General Assembly of Members the controlling committee presents a report to the members and the board. If there happen to be any mistakes in the report these mistakes will be presented to the members as well as the board, initially however the treasurer of the board of Extra Muros will be made aware of the mistake.

31

The committee will, in the case that they find it necessary, suggest improvements concerning the budget to the board. These suggestions are always without any engagement; the board is not obliged to act on these suggestions. The suggestions made by the committee will always be part of the treasury commitee’s control report of the General Assembly of Members.

32

The expenses will be checked on effectiveness. Furthermore the incomes and expenses are checked on acceptability, sufficiency, reliability and legitimacy.

33

The treasury committee has a controlling function and is not allowed to make changes in the organization or to sanction. Book keeping is the responsibility of the board. From several committees of Extra Muros, incomes and expenses are checked. The yields will be controlled in first instance on completeness and the expenses will be controlled in first instance on correctness.

34

The tasks of the treasury committee are:

1. Checking of the begin and end balance of the bank account;

2. Checking the declarations and receipts, whether they are explained in the budget;

3. Counting the supplies of Extra Muros;

4. Counting the cash and checking the ledger;

5. Checking the expenses of the study organization on the importance for its members;

6. Checking the sponsor contracts and observance for both parties;

7. Checking the subsidy arrangements observance for both parties;

8. Checking the expenses and incomes of the committees of Extra Muros. Here the same aspects are important: checking the expenses of the committee on the importance for the members of the study organization;

9. optionally formulating suggestions that can be followed in favor of the study organization

10. Writing a financial control report, that will be presented during the General Assembly of Members of Extra Muros, to both its members and board

General Assembly of Members

35

During the General Assembly of Members the past year is discussed and the board presents its annual report about the progress of the organization and the implemented policy.

36

The board is appointed annually by the General Assembly of Members.

37

The General Assembly of Members in which the new board is chosen should be announced at least one month in advance. In the announcement it should be stated that members have the possibility to put forward candidate boards. The sitting board should be informed about the candidate boards at least two weeks before the General Assembly of Members. The board is allowed to make a nomination of a candidate board.

38

At least two months in advance of this General Assembly of Members, the members should be informed of the fact that they can apply for a board position.

39

Members have the right to put forward a motion during the General Assembly of Members. If this motion is accepted by two thirds of the people who have the right to vote it has to be taken in to consideration by the board. The board has the right to ask for the motives of a certain motion. The board also has the right to defend itself against a motion.

Other Aspects

40

During activities of Extra Muros pictures are taken. These pictures will be placed on the website of Extra Muros (www.extramuros.nl), so they can beiviewed.

41

Participation to activites organised by the association is only for members unless the board decides otherwise.

Opgemaakt d.d.: April 2009

President Extra Muros Secretary Extra Muros

Lucas Noordhoorn Sandra Wagemakers

Treasurer Extra Muros Vice-President Extra Muros

Marthe Nijkamp Kayleigh van Oorschot

Powered by WordPress | Hosted by Antagonist | All rights reserved © 2019
We use cookies on Extra Muros to deliver our services, analyze web traffic, and improve your experience on the site. By using Extra Muros, you agree to our use of cookies. Cookie settingsACCEPT
Privacy & Cookies Policy

Privacy Overview

This website uses cookies to improve your experience while you navigate through the website. Out of these cookies, the cookies that are categorized as necessary are stored on your browser as they are as essential for the working of basic functionalities of the website. We also use third-party cookies that help us analyze and understand how you use this website. These cookies will be stored in your browser only with your consent. You also have the option to opt-out of these cookies. But opting out of some of these cookies may have an effect on your browsing experience.
Necessary
Always Enabled

Necessary cookies are absolutely essential for the website to function properly. This category only includes cookies that ensures basic functionalities and security features of the website. These cookies do not store any personal information.

SAVE & ACCEPT